Out of office – jak ustawić popularny autoresponder?

Out of office to jedno z popularnych narzędzi, które umożliwia automatyczne informowanie nadawców o Twojej nieobecności w pracy z powodu urlopu lub zwolnienia lekarskiego. Dzięki temu możesz uniknąć frustracji odbiorców, którzy oczekują na Twoją odpowiedź. Autoresponder ma ustawioną już wersję treści, co jest bardzo praktyczne, a jednocześnie pozwala na budowanie przyjaznych relacji z klientami i kontrahentami. Dlatego ważne jest, aby treść wiadomości była zwięzła i profesjonalna, co zwiększy szansę na utrzymanie dobrego wrażenia i pozytywnych relacji biznesowych.

Autoresponder

Nieobecność w pracy to jeden z najczęstszych powodów, dla których ustawiany jest autoresponder.
E – mail zawierający taką treść powinien być krótki, zrozumiały i wzbudzający dobre wrażenie. Jeśli osoba, która chce się z Tobą skontaktować w celach zawodowych otrzyma tak zbudowaną wiadomość, nie będzie zniecierpliwiona, czy też poirytowana, że konkretnej sprawy nie może załatwić od razu.

Out of office – odpowiednio skonstruowany tekst

Tekst, w ramach którego powstaje out of office powinien być odpowiednio skonstruowany. Nie wystarczy tylko napisać zdawkowo: „Przebywam na urlopie”. Ważne elementy składające się na konstrukcję tego autorespondera to:

• wiadomość o nieobecności;
• o ile uważasz to za istotne -ujęta w sposób zwięzły przyczyna uniemożliwiająca korzystanie ze skrzynki e – mailowej,
• podanie przedziału czasowego, w jakim odpowiedź na zapytanie nie będzie możliwa do uzyskania;
• wskazanie osoby zastępującej, z którą można ewentualnie omówić daną kwestię, gdy jest ona bardzo pilna.

Podsumowując: treść wiadomości out of office powinna być krótka, lecz równocześnie powinna zawierać maksimum informacji.

Dobrze napisany autoresponder pozwala reagować w czasie rzeczywistym na potrzeby interesantów. Jeżeli połączysz to umiejętnie z merytorycznymi treściami, zyskasz w oczach nadawcy, który zamierza się z Tobą skontaktować ekspercki wizerunek.

O tym, że jest to aktualnie istotne nie trzeba Cię chyba specjalnie przekonywać. Obecnie, jeżeli nadawca czeka długo na odpowiedź, może być zirytowany i pomyśleć o tym, aby z usług skorzystać u konkurencji.

Czego unikać w treści out of office?

Masz już wiedzę o tym, jak powinien wyglądać wzorcowy out of office. Równocześnie powinieneś wiedzieć, czego unikać w treści powiadomienia o nieobecności, aby nie zniechęcić do siebie klientów. Wystrzegaj się:

• literówek i błędów stylistycznych – sczytaj wiadomość przed zatwierdzeniem!
• zbyt długiej notatki informującej o powodach Twojej nieobecności – cieszymy się Twoimi wakacjami, ale szczegóły raczej nie pomogą nam w biznesie
• żartów, które mogłoby zostać źle zinterpretowane – pamiętaj, że Twoja wiadomość może być przeczytana nie tylko przez bliskich kolegów z zespołu, ale też zewnętrznych kontrahentów.
• obietnic na temat tego, że odpiszesz od razu, gdy tylko pojawisz się w biurze – bo nie zawsze możesz przewidzieć, czego się spodziewać po powrocie
• informacji o tym, że wskazany przez Ciebie pracownik bezzwłocznie zajmie się sprawą – pozwól współpracownikom zarządzać ich czasem i priorytetyzować zadania

Są kwestie, których przewidzieć nie możesz. Dlatego najważniejsze jest pozostawanie autentycznym w relacjach biznesowych. Unikaj składania obietnic bez pokrycia i wyznaczania deadlinu, jeśli obawiasz się, że po powrocie do pracy będziesz mieć mnóstwo obowiązków. Nie jesteś również w stanie przewidzieć, kiedy inny pracownik zajmie się sprawą klienta.

Jak ustawić out of office?

Konfiguracje są przeróżne i zależą od dostawy serwera poczty oraz od programu pocztowego, w obrębie którego działa autoresponder.

Bardzo częstą praktyką jest ustawianie autorespondera pod kątem triggerów – wyzwalaczy, do jakich zaliczają się między innymi otwarcie wiadomości e – mail albo dostarczenie wiadomości. Możesz również definiować warunki przesyłania out of office uwzględniając dni i godziny, w jakich ma się odbywać wysyłka wiadomości automatycznej. Na przykład, autoresponder będzie aktywny wyłącznie w dni robocze, natomiast nie uaktywni się na e – maile otrzymywane w weekendy.

Asystent nieobecności – pomoc w budowaniu pozytywnych relacji

Jeśli ustawisz autoresponder nieobecności i zadbasz o to, aby był właściwie skonstruowany, możesz również liczyć na osiągnięcie pewnych celów biznesowych. Wystarczy, że ustawiając out of office spersonalizujesz treść do konkretnego odbiorcy. Przykładowo: jeśli wiadomość pochodzi od ważnego kontrahenta, możesz jednocześnie przesłać link do oferty, w ramach której prowadzicie negocjacje biznesowe.

Ponadto, jeśli w out of office zamieszczasz informację o tym, do kogo nadawca powinien się przekierować, aby rozwiązać swój problem, jeszcze zanim Ty będziesz mógł się tym zająć, budujesz pozytywny wizerunek nie tylko swój, ale też firmy.

Wiadomość o nieobecności powinieneś potraktować jako szansę na to, aby klientom i kontrahentom przekazać jak najwięcej wiadomości o produktach i usługach. Zrób to w sposób nienachalny, dołączając linki.

Stosując out of office, możesz nie tylko prowadzić dialog z klientem, ale też generować wyniki sprzedażowe, nawet jeśli w określonym czasie nie jesteś dostępny

Jak napisać wiadomość out off office po angielsku?

W pierwszej części poinformuj o tym w jakich dniach jesteś nieobecny. Możesz dodać informację o ograniczonej dostępności do maila, np.

W drugiej części poinformuj o tym w jakich dniach jesteś nieobecny. Możesz dodać informację o ograniczonej dostępności do maila, np.:

Jak może wyglądać cała wiadomość?

Oto kilka przykładów:

Out of office – dlaczego jest to tak istotny autoresponder? Podsumowanie

Out of office to jeden z ważniejszych autoresponderów. Ma kluczowe znaczenie do utrzymania płynności pracy w czasie, gdy pracownik jest nieobecny. Ponadto, poza funkcją czysto informacyjną, spełnia także rolę marketingową. Jego treść musi być przemyślana i dopasowana do potencjalnych odbiorców.