Jak udzielić negatywnej informacji zwrotnej po angielsku-przydatne zwroty i konstrukcje gramatyczne

Jak skutecznie przygotować się do udzielenia negatywnego feedbacku w pracy

Udzielanie negatywnego feedbacku jest nieuniknioną częścią życia zawodowego, zarówno dla menedżerów, jak i współpracowników. Choć może to być trudne, odpowiednie podejście i przygotowanie mogą znacznie ułatwić ten proces. W tym artykule przedstawiamy kluczowe kroki, które pomogą Ci skutecznie i empatycznie przekazać „konstruktywną krytykę”.

Zrozumienie celu negatywnego feedbacku:

W dzisiejszym świecie biznesu, gdzie komunikacja odgrywa kluczową rolę, umiejętność skutecznego przekazywania informacji, szczególnie tych trudnych lub delikatnych, staje się niezbędna. W tym kontekście, techniki „politeness” i „softening” są stają się niezwykle wartościowymi elementami komunikacji biznesowej.

W relacjach z klientami, partnerami zewnętrznymi, czy wewnątrz zespołu, „politeness” i „softening” pomagają w budowaniu i utrzymywaniu pozytywnych relacji, zapobiegają nieporozumieniom i konfliktom, a także podkreślają profesjonalizm nadawcy. W szczególności, w sytuacjach, gdy konieczne jest przekazanie negatywnych informacji, takie jak opóźnienia, problemy z projektem, czy negatywna informacja zwrotna, użycie tych technik może znacząco zmienić odbiór wiadomości.

Jakie zwroty i konstrukcje złagodzą ton Twojej wypowiedzi?

strona bierna (passive voice)

pozwala na zwrócenie uwagi na (negatywną) sytuację lub wydarzenie bez wskazania kto jest za nie

czyli:

Raport nie został przygotowany prawidłowo.

zamiast:

Adam nie przygotował raportu prawidłowo.

Przykład po angielsku:

Mistakes were made in the calculation of the results.
The deadline has been missed.
The report was not completed by the deadline.
The required data was not included in the report.

konstrukcje z „one”

to kolejna konstrukcja, której możemy użyć, kiedy nie chcemy wskazywać kto jest odpowiedzialny za działanie, wydarzenie.

Można zauważyć, że deadliny są często przekraczane.

zamiast:

Widzę, że zespół często przekracza deadliny.

Przykład po angielsku:

One might notice that the deadlines are frequently missed.
One should always double-check their work before submission.
One could see the benefits of additional training in this area.

it seems that

it appears that

there seems to

dodanie zwrotu “zdaje się” pozwala na przekazanie negatywnej informacji w “złagodzony” i mniej bezpośredni sposób, czyli:

Zdaje się, że w fakturze jest błąd.

zamiast:

W fakturze jest błąd.

Przykład po angielsku:

It seems that there has been a misunderstanding about the project goals.
There seems to be an error in the invoice.
It appears that the new software is not being used to its full potential.

it would be better if
It might be helpful to

Jeśli użyjesz tych zwrotów, Twoja sugestia dotycząca wprowadzenia zmian brzmi bardziej konstruktywnie, czyli:

Byłoby lepiej, gdyby raport zawierał bardziej szczegółową analizę.

zamiast:

Raport musi zawierać bardziej szczegółową analizę.

Przykład po angielsku:

It would be better if the report included more detailed analysis.
It would be better if the team meetings were more structured and focused.
It might be helpful to explore new strategies for market expansion.

czasowniki modalne

Są idealne do wyrażania sugestii lub możliwości zamiast bezpośredniego komentarza, czyli:

Mógłbyś rozważyć delegowanie niektórych zadań.

zamiast:

Rozważ delegowanie niektórych zadań.

Przykład po angielsku:

You could consider delegating some tasks to manage your workload better.
We could improve our team’s efficiency with more regular check-ins.
Could we look at your recent sales figures together and think about how to improve them?
Could you pay more attention to the details in your presentations in the future?
Could we possibly explore alternative solutions?
May I suggest taking a more collaborative approach?

“Unfortunately”

dodane na początku zdania “łagodzi” negatywny komunikat:

Niestety, jakość raportu nie spełnia naszych standardowych wymagań.

zamiast:

Jakość raportu nie spełnia naszych standardowych wymagań.

Przykład po angielsku:

Unfortunately, the quality of the report did not meet our standard requirements.
Unfortunately, the error rate in your work has increased in the past few months.

- negative questions

używając tej konstrukcji nie narzucamy odbiorcy naszego stanowiska, ale dajemy przestrzeń na odpowiedź na (często oczywiste) pytanie. Zauważ, że w tym pytaniu jest przeczenie.

Pytań zawierających przeczenie używa się, aby wyrazić:

zdziwienie
niedowierzanie
niezadowolenie
sprzeciw

odpowiedzialny.

Czy nie powinniśmy ustalać bardziej realistycznych terminów?

zamiast:

Powinniśmy ustalać bardziej realistyczne terminy.

Przykład po angielsku:

Couldn’t we try a different approach to this marketing strategy?
Shouldn’t we consider setting more realistic deadlines?
Aren’t we overlooking some potential challenges with this approach?

Opanowanie sztuki zarządzania konwersacją w języku angielskim biznesowym to nie tylko kwestia dobrego wychowania. To strategiczne narzędzie, które może przyczynić się do sukcesu w międzynarodowym środowisku biznesowym. Pamiętajmy, że efektywna komunikacja to nie tylko przekazywanie informacji, ale także budowanie trwałych, pozytywnych relacji z innymi.

A jeśli myślisz o zmianie pracy koniecznie sprawdź serię tych 8 mini ebooków, które pomogą Ci przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej po angielsku.

Martyna

Lektorka Business English od 15 lat. Pracowała w branży finansowej i nieruchomościowej w międzynarodowych korporacjach i małych firmach w Polsce, ale też na Malcie, w UK i Australii. Ukończyła serię szkoleń biznesowych w Management Training College i studia podyplomowe z Business English.

Chase

Studiował Biznes i Historię na Uniwersytecie Waszyngtońskim. Mieszkał już w kilku krajach, ostatnio w Polsce. Ma bogate doświadczenie w rekrutacji oraz zarządzaniu zespołami liczącymi do 100 osób.
Fan Seattle Mariners i bernańczykow.
Promuje najnowsze trendy w rekrutacji oraz dba o to, aby teksty w języku angielskim brzmiały autentycznie, nie podręcznikowo.