Zobacz podobne wpisy
- Plain Language w Business English: klucz do skutecznej komunikacji
W dzisiejszym świecie, gdzie tempo życia jest szybkie, a granice pomiędzy różnymi kulturami i językami zacierają się, efektywna komunikacja staje się kluczowa dla sukcesu w biznesie. Zastosowanie Plain Language w języku angielskim staje się coraz bardziej istotne, aby zapewnić, że informacje są przekazywane dla szerokiego grona odbiorców.
Czym jest Plain Language?
Plain Language to styl pisania, którego celem jest komunikowanie informacji w sposób jasny, zwięzły i zrozumiały, używając prostego i przystępnego języka, który jest dostępny dla szerokiego grona czytelników. Jest to styl, który kładzie nacisk na zrozumienie wiadomości przez odbiorcę, a nie na ego lub wiedzę autora. Celem jest stworzenie dokumentów, które można łatwo zrozumieć i wykorzystać przez docelowych odbiorców. Wiele definicji Plan Language mówi o tym, że jest to taki styl komunikacji, który sprawia, że odbiorca zrozumie komunikat za pierwszym razem kiedy go usłyszy lub przeczyta.
Zastosowanie prostego języka w komunikacji biznesowej
Plain Language ma wiele zastosowań w komunikacji biznesowej, w tym w dokumentach prawnych, instrukcjach obsługi, broszurach informacyjnych, materiałach edukacyjnych i treściach na stronach internetowych.
Dokumenty prawne
W przypadku dokumentów prawnych, Plain Language jest niezbędny, aby upewnić się, na przykład, że warunki umowy są zrozumiałe dla strony, która nie zajmuje się zawodowo kwestiami prawnymi. Nie zawsze oznacza to osobę bez wykształcenia. Może być to osoba, która zawodowo jest ekspertem w mechanice samochodowej lub biologii, ale zagadnienia prawne są jej obce.
Instrukcje obsługi, broszury, materiały edukacyjne
Kolejny przykład, to stosowanie Plain Language w instrukcjach obsługi i broszurach. Może to pomóc w uniknięciu nieporozumień i zmniejszeniu potrzeby wsparcia klienta. Co więcej, materiały edukacyjne, które wykorzystują prosty język, mogą uczynić naukę bardziej przystępną i skuteczną. Przekłada się to na większe zrozumienie i lepsze wyniki. Wreszcie, stosowanie go w treściach na stronach internetowych może pomóc w zwiększeniu przejrzystości i poprawie interakcji z użytkownikami, a tym samym przełoży się na wyniki sprzedażowe.
Zasady stosowania
Zasady stosowania Plain Language obejmują:
skupienie się na odbiorcy.
Przygotowując tekst przede wszystkim zastanów się, kto będzie jego odbiorcą, przeanalizuj wiek, poziom języka (czy jest to pierwszy, czy drugi język odbiorcy), poziom wykształcenia, specyfikę zawodu (profesor filozofii może mieć problem ze zrozumieniem mechanika samochodowego, a prawnik ze zrozumieniem farmaceuty).
Oto kilka wskazówek dotyczących stosowania Plain Language w komunikacji biznesowej.
Używaj prostych słów i zwrotów. Unikaj skomplikowanych słów, żargonu i terminów technicznych, które mogą nie być zrozumiałe dla docelowej grupy odbiorców.
- Pisząc, używaj strony czynnej. Ułatwi to zrozumienie przekazu. (w starszych podręcznikach poczytasz o tym, aby w korespondencji biznesowej w języku angielskim używać strony biernej, ale ten trend powoli się odwraca).
- Dziel długie zdania na krótsze. Długie zdania mogą być trudne do zrozumienia i mogą utrudnić odbiorcy utrzymanie ciągłości myślenia.
-
- Upewnij się, że organizujesz informacje w sposób logiczny i łatwy do zrozumienia. W przypadku instrukcji lub procedur, zastosowanie kolejności chronologicznej lub alfabetycznej może ułatwić odbiorcom szybkie odnalezienie potrzebnej informacji.
- Używaj jasnych i zrozumiałych słów oraz unikaj wyrażeń, które mogą brzmieć dwuznacznie. Jeśli nie znasz znaczenia wyrazu i przed wysłaniem wiadomości musisz sprawdzić użycie w słowniku-zastąp ten wyraz prostszym.
-
- Korzystaj z akapitów, wyróżnień i innych narzędzi, które pomogą czytelnikom zrozumieć przekaz. Kursywa, pogrubienia, listy punktowane czy numerowane oraz grafiki mogą pomóc wizualizować informacje.
Pamiętaj, że nie są to sztywne zasady, ale zalecenia Plain Language Institute.
Plain Language jako narzędzie dla skutecznej komunikacji w biznesie
Stosowanie Plain Language w biznesie może przynieść wiele korzyści.
Po pierwsze, może pomóc w budowaniu lepszego wizerunku firmy. Użycie jasnego i zrozumiałego języka może wpłynąć na postrzeganie firmy jako bardziej przyjaznej i zrozumiałej dla klientów.
Po drugie, stosowanie Plain Language może pomóc w uniknięciu nieporozumień i błędów w komunikacji. Może to prowadzić do zwiększenia zadowolenia klientów oraz zaoszczędzenia czasu i finansów firmy.
Po trzecie, Plain Language może pomóc w osiągnięciu celów komunikacyjnych, takich jak:
- zwiększenie świadomości marki,
- promowanie produktów lub usług,
- edukowanie klientów lub pracowników.
Plain Language możesz z powodzeniem zastosować na przykład pisząc wiadomość out of office.
Stosowanie prostego języka może przynieść wiele korzyści, w tym zwiększenie sprzedaży, osiągnięcie celów komunikacyjnych oraz uniknięcie nieporozumień i błędów w komunikacji. Zdecydowanie warto rozważyć zastosowanie tego sposobu komunikacji w swojej firmie i komunikacji biznesowej.